Wie zijn wij

Maatschappij en bedrijfsleven zijn continu in beweging. We kunnen niet anders dan ons blijvend aanpassen aan de veranderingen om ons heen. Of het nu gaat om klimaatdreigingen, Brexit of elkaar-opvolgende crises: wie zich niet aanpast gaat ten onder.

 

Het is een natuurwet: bij de meest-ingrijpende veranderingen slaan we de handen ineen. Nederlanders zijn van oudsher gewend samen te vechten tegen opkomend water. Boeren, edelen, stedelingen en overige burgers moesten samenwerken om dijken te bouwen en droge voeten te houden. Andere acute dreigingen laten keer op keer hetzelfde beeld zien. Boerenprotesten staan inmiddels bijna symbool voor het spontane ineenslaan van handen als men vindt dat een zekere grens is overschreden. Georganiseerde rellen in de Haagse Schilderswijk (zomer 2020: de jongeren schenen de coronamaatregelen zat te zijn) hebben eenzelfde achtergrond, zij het dat dit soort geweldsuitbarstingen gelukkig meer uitzondering dan regel is. Slechts een paar voorbeelden, maar de trend is helder: als je iets wilt bereiken, zoek je de samenwerking. De Nederlanders hebben het gevecht tegen het water zo gewonnen. En de boeren en jongeren hebben gevonden wat ze zochten: aandacht.

 

We erkennen allemaal de potentie van goed samenwerken. Maar de praktijk blijkt weerbarstig: intensieve en duurzame samenwerking is vaker de wens dan de realiteit. Samenwerken is kennelijk zo simpel nog niet.

 

Wij zijn experts in het verbeteren van de samenwerking in organisaties en zorgen er ook voor dat die verbetering verankert in een nieuwe cultuur. Het gaat daarbij om allerlei soorten van samenwerking: tussen individuen, tussen teams, tussen afdelingen, binnen hele ketens in de organisatie en ook tussen uw en andere organisaties.

 

Bijzonder aan onze dienstverlening is dat we samenwerking benaderen vanuit twee verschillende, elkaar-aanvullende perspectieven: een combinatie van ‘harde’ aspecten (we noemen dat het systeem) en ‘zachte’ aspecten: de gedragskant.

 

De organisatie als samenspel tussen Systeem en Gedrag

De mens is de enige soort op aarde die flexibel kan samenwerken in grote groepen (zie bijvoorbeeld Yuval Harari in zijn bestseller Homo Deus). We willen eigenlijk niets liever dan prettig samenwerken met elkaar. Dat is nu zo, en dat is al duizenden jaren zo. Samenwerken zit diep in onze genen en onze hersenen verankerd. Zonder samenwerken zou de jacht veel minder hebben opgeleverd en hadden we ons niet voldoende kunnen beschermen tegen roofdieren. En zonder samenwerken hadden we het niet gered tegen de Neanderthaler die sterker en slimmer was dan Homo Sapiens. Samenwerken doen we op een sociale manier, want we zijn nu eenmaal sociale wezens.

 

Wij hanteren de volgende definitie van een organisatie:

Een organisatie is een commitment van een groep mensen om, door samenwerken,

een gezamenlijk doel te bereiken

 

Organisaties gaan over mensen en de manier hoe mensen met elkaar samenwerken om bepaalde doelen te bereiken. Dus alleen door samenwerking is een organisatie in staat producten en diensten op te leveren. Zonder samenwerking geen organisatie!

 

Waarom gaat het dan toch vaak mis op gebied van samenwerken in organisaties?

Ondanks dat we eigenlijk niets liever willen dan prettig samenwerken?

 

Omdat het in een organisatie om mensen gaat is een organisatie een sociaal systeem. Iedere organisatie kent twee afzonderlijke, maar onlosmakelijk verbonden componenten die continu met elkaar interacteren: het systeem zelf en het gedrag binnen dat systeem. Samen werken ze aan het bereiken van de missie, de Purpose, ofwel de Bedoeling van de organisatie.

 

De Bedoeling behoort centraal te staan in iedere organisatie. Het is de reden waarom de organisatie op deze wereld is en de rol die ze daarin speelt.

 

Het Systeem, de ‘harde’ kant van de organisatie, omvat alle afspraken en activiteiten die in een organisatie formeel zijn geregeld om de doelstellingen (de bedoeling) te realiseren. Het laat zich vangen in termen als organisatiestructuur, beleid, strategie, functiehuis, Scrum events, processen, et cetera.

 

Gedrag is eigenlijk alles wat we doen. Alles wat we doen uit ons zelf, maar ook alles wat we doen als reactie op hetgeen om ons heen gebeurt. Communicatie is een wezenlijk onderdeel van ons gedrag. Informele communicatie is van levensbelang: het bouwt een gemeenschappelijke visie en leidt tot groepsvorming. En groepsvorming heeft ons mensen gemaakt tot wat we zijn.

 

Beide, zowel systeem als gedrag leveren dus een bijdrage aan de doelstelling. Gedrag is daarbij één keer zo belangrijk als het systeem. De verhouding is dus ongeveer 2/3e gedrag en 1/3e systeem. Toch wordt er vrijwel nooit expliciete aandacht verleend aan het veranderen van gedrag. Alsof het veranderen van het systeem voldoende is om gedragsverandering te initiëren. Dat is echter vrijwel nooit het geval.

 

Gedrag

Gedrag, de ‘zachte’ kant, is het geheel aan handelingen van een individu of van een groep mensen. Gedrag is voor een klein deel bewust, zo zal iemand zich bijvoorbeeld bij het uitvoeren van een lastige berekening bewust moeten concentreren. Maar voor het overgrote deel functioneren we op de automatische piloot: we hoeven niet na te denken waar het gaspedaal in onze auto zit en krijgen bij het zien van een kakkerlak al kippenvel voordat we er erg in hebben. Dit onbewuste gedrag komt voort uit ons onderbewustzijn. Het systeem en het gedrag binnen het systeem staan in continue wisselwerking met elkaar.

Het systeem roept gedrag op

Een voorbeeld: medewerkers spiegelen zich bewust of onbewust met hun gedrag aan hun manager. Enerzijds omdat dit gedrag hem blijkbaar die positie heeft gegeven, anderzijds omdat die manager hen beoordeelt en een grote invloed heeft op hun loopbaan. De hiërarchie en de wijze van belonen (het systeem) sturen gedrag. Een ander voorbeeld: als collega’s ieder denken verantwoordelijk te zijn voor het goedkeuren van budget, kan wrijving ontstaan met als gevolg dat beiden niet meer kunnen samenwerken. Slechte afspraken (weeffouten in het systeem) leiden tot ongewenst gedrag.

Gedrag bepaalt het succes van het systeem

Wrijving is slecht voor de werksfeer en voor de effectiviteit van de organisatie. Maar ook: als we nieuwe afspraken, waarmee we de klant beter willen bedienen, wél opschrijven maar niet goed implementeren, zal er op de werkvloer niets veranderen. De attitude is dan ‘tja het staat er wel maar ik begrijp het eigenlijk niet, dus ik blijf het maar op de oude manier doen’. Het systeem verandert dan alleen op papier, maar niet in de praktijk. En de klant is nog net zo ontevreden.

Twee soorten gedrag

Bewust gedrag

Bewust gedrag is het gedrag waar we eerst over nadenken, wat we plannen en wat we vervolgens uitvoeren. Een paar voorbeelden van bewust gedrag:

  • het uitvoeren van een lastige berekening gaat niet vanzelf: je zult je moeten concentreren om tot een goede uitkomst te komen. Het berekenen van 16 x 34 is een combinatie van vermenigvuldigen, optellen én onthouden waar je bent gebleven
  • je bent gewend om iedere morgen van a naar b te rijden, dit gaat min of meer vanzelf. Op een dag moet je niet naar b maar naar c. Je stelt bewust een nieuwe route in op je interne navigatiesysteem, want anders brengt je onbewuste je naar b.

Onbewust gedrag

Onbewust gedrag is het gedrag dat we uitvoeren zonder erbij na te denken. Het bestaat uit de dagelijkse gewoontes van een mens, hoe hij of zij met iemand anders omgaat. Een paar voorbeelden van onbewust gedrag:

  • we hoeven niet na te denken waar het gaspedaal in onze auto zit en ook het rijden van a naar b (als we dat iedere dag doen) is een automatisme
  • we krijgen bij het zien van een kakkerlak al kippenvel voordat we er erg in hebben. We denken er niet bij na, het gebeurt gewoon!
  • als we voor het eerst een gezicht zien, hebben we binnen tienden van seconden een oordeel over betrouwbaarheid, competentie, kracht, onzekerheid en ga zo maar door. Ook dit kun je niet uitzetten, het is sneller en krachtiger dan je bewustzijn.

 

Delta Change Consultants is gespecialiseerd in het verbeteren van de samenwerking binnen en buiten organisaties, waarbij onze kennis van de systeemkant en vooral ook de gedragskant van de organisatie in ons staat stelt om blijvende veranderingen in organisaties door te voeren.