Hybride samenwerken met lego
Vanaf 26 juni mag het weer. Het dringende advies om vanuit huis te werken is ingetrokken. Mits het mogelijk is om anderhalve meter afstand te houden. Gaan we dan weer terug naar de situatie van vóór de pandemie? Waarschijnlijk niet. Talloze bedrijven en overheidsorganisaties zijn zich aan het voorbereiden op het hybride werken. Een paar dagen per week thuiswerken, de overige dagen op kantoor. Of dat ideaal is weten we nog niet. Want wat betekent dit voor de samenwerking? Wij geven je tips hoe je met elkaar blijft experimenteren en leren wat voor jou, het team en de organisatie het beste werkt. Eerst enkele ervaringen met het thuiswerken van de afgelopen periode.
Working alone together
De motivatie van managers en medewerkers wordt in belangrijke mate bepaald door de vervulling van hun persoonlijke psychologische basisbehoeften aan autonomie, competentie en verbinding.
De één geniet van de vrijheid die het thuiswerken geeft. Niet langer een manager die voortdurend over je schouder meekijkt om te controleren of je wel iets doet. Geen continue afleiding door collega’s die op zoek zijn naar jouw feedback of advies. De mogelijkheid om een pakje aan te nemen van de postbode en deze niet aan het eind van de dag bij de buren moeten ophalen.
Anderen missen juist een duidelijke richting in het werk en verlangen naar meer sturing en persoonlijk contact. Zij verpieteren.
Mensen verschillen van elkaar en daarmee verschillen zij ook in hun behoeften. Niet alleen de behoefte aan autonomie maar ook de behoefte aan competentie en verbinding – iets met elkaar voor elkaar krijgen – wordt geraakt door het thuiswerken. Goede ondersteunende IT-systemen bevorderen het samenwerken vanuit huis, maar gebrekkige toegang en een niet goed functionerende helpdesk worden juist als belemmerend ervaren.
De verbinding tussen mensen wordt echter het hardst geraakt. Daar kan geen virtuele vrijmibo (vrijdagmiddagborrel) tegenop. Collega’s missen elkaar. Het informele gesprekje voor aanvang van de vergadering – “Hoe gaat het nu met je vader?”- wordt nogal eens overgeslagen. Microfoons staan op mute totdat de bespreking begint. Het “O ja, nu ik je toch zie …” bij de koffiemachine komt niet meer voor.
Voorheen gebruikelijke sociale omgangsvormen staan onder druk. Al met al een gemengd beeld wanneer het gaat om de impact van het working alone together op motivatie. En dan gaan we nu hybride samenwerken. Wat gaat dat betekenen?
Nieuwe regels om met elkaar samen te werken maar blijf nadenken
Het hybride werken vraagt om een nieuwe vorm van samenwerken: het afstemmen en uitvoeren van activiteiten om nu en in de toekomst eigen en gemeenschappelijke doelen te realiseren. Veel organisaties bereiden zich voor op een rooster van twee dagen thuis – twee dagen op kantoor. Ze ontwikkelen reserveringstools waarmee managers en medewerkers een badhanddoek bij een werkplek kunnen leggen.
Maar hoe werken mensen dan in teamverband met elkaar samen? Wat als het voortgangsoverleg door vier mensen op kantoor en drie mensen thuis wordt gehouden? Wat betekent dit voor de dynamiek van het overleg? Moeten we onderscheid maken tussen sessies waarin samen iets wordt gecreëerd (allemaal op kantoor) en besprekingen van voortgang (deels thuis, deels op kantoor, of misschien zelfs allemaal vanuit huis)? Twee voorbeelden van afspraken die we bij onze klanten zijn tegengekomen:
- Het buddysysteem. Bij tenminste één van de ministeries wordt nagedacht over een buddysysteem. Iedere thuiswerker die via het beeldscherm aansluit op het overleg heeft een buddy in de kantoorruimte die ervoor zorgt dat de thuiswerker voldoende ruimte en aandacht krijgt voor zijn of haar inbreng. Zo wordt getracht eventuele negatieve effecten van gelijktijdig op verschillende locaties werken te verkleinen.
- Kantoor/thuisafspraken. In veel gevallen is het goed mogelijk om per team afspraken te maken over kantoordagen en thuiswerkdagen. Zo zitten teams bijvoorbeeld collectief op maandag en donderdag fysiek samen en werken ze op de andere dagen allemaal thuis. En doet een ander team het precies andersom. Dit is dus een maatregel om het werken op locatie te synchroniseren.
Het is goed dat er creatief wordt nagedacht om de wensen van organisaties en medewerkers te verenigen en de vereiste afstand te behouden. Je kunt echter niet alles van tevoren bedenken. Soms moet je het gewoon uitproberen. Experimenteren en leren over deze nieuwe vorm van samenwerken. Hoe je dat samen gestructureerd kan doen leggen we graag hieronder uit.
Experimenteren om te leren
Of we willen of niet, in de komende tijd gaan we met zijn allen volop experimenteren met het hybride samenwerken. Gaandeweg ervaren we wat werkt en wat we beter kunnen nalaten. Uit deze ervaringen zal een nieuwe manier van met elkaar omgaan ontstaan. Maar hoe pak je dat experimenteren en leren nu systematisch aan?
Het vertrekpunt van het onderstaande experiment in de hybride samenwerking is volgens ons altijd de huidige, concrete situatie en de bedoeling van het samenwerken. Dat ziet er zo uit:
- We merken tijdens het teamoverleg dat de twee mensen die vanuit huis werken veel minder aandacht krijgen dan de mensen die fysiek aan de vergadertafel zitten. Hun inbreng is minder prominent dan we gewend zijn (huidige, concrete situatie).
- We veronderstellen dat dit komt doordat deze mensen fysiek afwezig zijn. In het begin van de vergadering lieten ze zich wel via het (kleine) scherm horen, maar er is veel meer aandacht voor de aanwezigen en er lijkt beter naar hen geluisterd te worden (veronderstelling, aanname).
- We denken dat als we een fysieke representatie van de thuiswerkers maken, er meer aandacht voor hen zal zijn. Er zal beter naar hen geluisterd worden, hun inbreng zal worden gehoord (hypothese).
- Een enthousiaste kijker van Lego Masters komt met het idee om op de vergadertafel Lego poppetjes in kleine, bijbehorende stoeltjes neer te zetten. Deze herinneren de kantoorwerkers eraan dat er ook thuiswerkers zijn die gehoord willen worden, zo is de gedachte. Er zijn zoveel verschillende Lego mini figuurtjes dat er altijd wel eentje op een thuiswerkende collega lijkt (voorgestelde en uitgevoerde interventie). Alleen al het vinden van gelijkende Lego poppetjes geeft hilariteit!
- We vergelijken de inbreng van de thuiswerkers vóórdat de Lego poppetjes in hun stoeltjes op de vergadertafel werden neergezet met hun inbreng nadat de Lego mini figuurtjes hun plaats aan tafel hebben ingenomen (waarnemen van het effect).
Gegeven onze eerdere beschrijving van (hybride) samenwerken – het afstemmen en uitvoeren van activiteiten om nu en in de toekomst eigen en gemeenschappelijke doelen te realiseren – adviseren we je na elk experiment met elkaar de volgende drie vragen te beantwoorden:
- Wat betekent dit voor de kwaliteit van afstemming en uitvoering van activiteiten?
- Wat betekent dit voor het realiseren van doelen nu en het realiseren van doelen in de toekomst?
- Wat betekent dit voor het realiseren van eigen doelen en organisatiedoelstellingen?
Door dit frequent te doen ontwikkel je je eigen spelregels voor het hybride werken. Er zullen algemene regels zijn, maar het is veel belangrijker dat je afspraken met elkaar maakt die voor jou, het team en de organisatie werken. Het grote voordeel van deze aanpak is dat je blijft nadenken over een goede samenwerking. En omdat je met elkaar de regels ontwikkelt zal het veel makkelijker zijn om ze na te leven en elkaar erop aan te spreken.
Deel je ervaringen met ons
Het wordt een spannende, leuke en leerzame tijd, waarin we met elkaar ontdekken hoe we het beste hybride kunnen samenwerken. Sommige experimenten leiden tot goede spelregels die helpen, andere experimenten leren ons wat we niet moeten doen, wat niet werkt. Door dit vooral met elkaar te doen geven we invulling aan onze psychologische basisbehoeften aan autonomie (we maken zélf de regels), competentie (we behouden de regels die werken) en verbinding (we doen het met elkaar). Deel je experimenten met ons dan maken wij in het najaar een overzicht van al jullie ervaringen!
Axis Into Management: Jasper Doornbos & Jan-Sake Kruis
Delta Change Consultants: Peter Brouwer & Theo Janssen